Државниот завод за ревизија (ДЗР) со извештај за проектот „ДИГИТАЛИЗАЦИЈА на матичните книги“
Државниот завод за ревизија објави извештај во кој се наведува до кој степен е реализиран проектот „Дигитализација на матичните книги“. За потсетување, целта на реализацијата на овој проект беше поедноставување и забрзување на услугите за граѓаните, како и подобрување на квалитетот на услугите за граѓаните од доменот на добивање и користење на документите од матичните книги на граѓаните.
На оваа тема разговараме со Албиона Мустафа Мухаџири од Државниот завод за ревизија. Таа веднаш нѐ потсети дека извештајот за дигитализација на матичните книги се однесува за периодот меѓу 2019 и 2024 година и е во согласност со годишниот план за работа. Таа исто така вели дека последната ревизија за дигитализацијата на матичните книги била направена во 2021 година, притоа потврди дека не секоја година се прави ревизија на дигитализацијата на матичните книги бидејќи тоа зависи и е условено од годишните планови на институцијата.
Клучни точки на новиот ревизорски извештај на ДЗР
Ревизорскиот извештај на Државниот завод за ревизија (ДЗР) потврдува дека „во периодот меѓу 2019 и 2024 година процесот на дигитализација на матичните книги е бавен“, како и дека „досегашниот степен на реализација не овозможува поедноставување и забрзување на услугите за граѓаните!“.
1. Ревизорскиот извештај на Државниот завод за ревизија заклучува дека „досегашниот степен на дигитализација не доведува до подобрување на квалитетот на податоците што ги користат надлежните институции во согласност со своите законски надлежности“.
2. Во ревизорскиот извештај на Државниот завод за ревизија (ДЗР) се констатира дека „иако со дигитализацијата на матичните книги e започнато пред повеќе од една деценија, со започнување со воведување на електронскиот матичен регистар во 2014 година и со скенирање на записите од матичните книги во 2019 година, процесот сè уште не е завршен“.
3. Со ревизијата е утврдено дека „досега се скенирани 52 отсто од записите, а внесени се 49 отсто од записите, односно од предвидениот обем на активности“.
– Ваквиот степен на реализација не овозможува поедноставување и забрзување на услугите за граѓаните, ниту, пак, доведува до подобрување на квалитетот на податоците што ги користат надлежните институции во согласност со своите законски надлежности – се вели во извештајот на Државниот завод за ревизија.
Драматичен раст на трошоците за проектот „Дигитализација на матичните книги“
Според ревизијата на Државниот завод за ревизија, непостоењето на темелни анализи и јасен акциски план за дигитализацијата на матичните книги довело до драматичен раст на трошоците, односно од првично планирани 13,1 милиони денари на над 157 милиони денари. И покрај ова многукратно зголемување на предвидените трошоци, процесот сè уште не е завршен. Вкупните трошоци за набавка и одржување на електронскиот матичен регистар и дигитализација на матичните книги, од 2012 до денес, изнесуваат 520.952 илјади денари, или приближно 8,5 милиони евра.
– Со цел забрзување на постапките за дигитализација на матичните книги, од 2018 до 2024, склучени се 288 договори за дело со 216 лица за „внесување податоци во електронски матичен регистар во поголем обем“. Меѓутоа, е утврдено дека поголемиот дел од ангажираните лица не извршувале активности поврзани со внесување податоци во електронскиот регистар, туку биле вклучени во извршување други работни задачи. За овие ангажмани се исплатени средства во износ од 30.578 илјади денари – констатира Државниот завод за ревизија.
Управата за матични книги нема обезбедено соодветни услови за сместување на матичните книги и за чување на архивскиот материјал од трајна вредност
Ревизијата на Државниот завод за ревизија, исто така, утврдила дека „Управата нема обезбедено соодветни услови за сместување на матичните книги и чување на архивскиот материјал од трајна вредност и на документарниот материјал за истиот тој да не се оштети, исчезне или уништи“.
– Управата до сега сѐ уште нема спроведено попис на матичните книги по матични подрачја. Дел од книгите се оштетени, а дел од архивската граѓа од трајна вредност веќе не може да се користи за потврдување на запишаните податоци. Отсуството на упатство за евиденција, чување и спроведување попис, не овозможува централизирана евиденција на матични книги и нивна локација, што го зголемува ризикот од нивно оштетување или губење – се вели во извештајот.
Државниот завод за ревизија исто така констатира дека неусогласеноста на законската и подзаконската регулатива донесена во 2016 година во делот на обрасците, доведува до издавање изводи на родени на граѓаните со нецелосни податоци и неунифицирани обрасци за сите граѓани.
– Ревизијата констатира недостиг од искусни и квалификувани ИТ-човечки ресурси во Управата, што го зголемува ризикот за безбедноста на нејзиниот информациски систем. Ненавремено и недоволно документирано управување со корисничките привилегии создава можности за неовластен пристап до лични податоци и коруптивни дејствија.
Во Управата за матични книги недостигаат повеќе од 55 отсто искусни и квалификувани човечки ресурси, а намалениот степен на супервизија и контрола на чувствителните работни места дополнително го зголемуваат ризикот од грешки и корупција – се нагласува во извештајот на Државниот за ревизија.
Издавање документи за граѓаните преку порталот на Управата за матични книги или со регистрирање на Националниот портал за е-услуги
Во извештајот на Државниот завод за ревизија се подвлекува дека „дигитализацијата на матичната евиденција преку електронските изводи значително ја олеснува пристапноста до административните услуги, овозможувајќи издавање документи преку порталот на Управата. За ова, граѓаните мора да бидат регистрирани на Националниот портал за е-услуги или на порталот на Управата“.
– Анализата на податоците покажува дека 92 отсто од електронските изводи се издаваат во Скопје, додека во поголемите градови како Прилеп, Битола, Охрид и Тетово бројот на издадените изводи е значително помал. Во помалите и рурални средини, како Гевгелија, Делчево и Пехчево, употребата на електронските услуги е речиси занемарлива. Ова укажува на потребата од засилена поддршка и развој на дигиталните сервиси, со цел обезбедување еднаков пристап за сите граѓани – се вели во извештајот на Државниот завод за ревизија.
Од друга страна, во Управата се доделени 61 сертификат за електронски потпис, кои се распределени меѓу матичарите од сите одделенија и подрачни канцеларии. Сепак, со анализа на податоците ревизорите констатираа дека речиси целокупниот број на електронски изводи се потпишува од само три лица од подрачниот оддел Скопје. Другите 58 матичари учествуваат со само 11 отсто од вкупниот број на потпишани електронски изводи, додека 13 матичари воопшто не користеле електронски потпис, се додава во извештајот.
Во подрачното одделение Скопје, каде што е и најголем бројот на издадени изводи, не се користи системот „земи бројче“, граѓаните чекаат во редици за поднесување барања и за подигнување готови документи, со што се овозможува настанување ризик од коруптивно однесување од граѓаните и од вработените на Управата.
За надминување на утврдените состојби, дадени се препораки со цел надлежните институции да преземат мерки и активности за обезбедување поефикасни, поквалитетни и подостапни услуги за граѓаните, преку целосна и функционална дигитализација на матичните книги и поврзаните процеси, со што ќе се придонесе кон современа и одржлива јавна администрација, насочена кон потребите на граѓаните, се заклучува во извештајот на Државниот завод за ревизија. Д.Ст.
